Personalakten digitalisieren –
in 4 Wochen, ab 0,06 €/Seite.
DSGVO-konform, KI-klassifiziert und direkt in Ihr HR-System integriert. Abholung, Scan, Klassifizierung, Aufbewahrungsfristen & Rückgabe – alles aus einer Hand.
Migration in alle gängigen HR-Systeme
Personalakten digitalisieren – Der Komplettleitfaden
Jeden 1. Mittwoch im Monat, 10:00 Uhr
Personalakten digitalisieren.
Alles aus einer Hand.
Von der physischen Akte zur vollständig strukturierten, digitalen Personalakte – wir übernehmen den gesamten Prozess. Auch bereits digitale Dokumente klassifizieren wir nachträglich für Ihr HR-System.
Professionelles Scannen
Hochauflösendes Scannen Ihrer Personalakten mit modernster Technik. Jedes Dokument wird präzise erfasst – ohne Qualitätsverlust.
Klassifizierung digitaler Akten
Sie haben bereits digitale Akten, aber ohne Struktur? Wir klassifizieren Ihre bestehenden PDF-Dokumente und bereiten sie für Ihr HR-System vor.
KI-Klassifizierung
Unsere künstliche Intelligenz erkennt und kategorisiert Dokumenttypen automatisch – ohne zeitaufwändige Barcode-Etikettierung.
Metadaten-Extraktion
Automatische Erfassung aller relevanten Metadaten wie Namen, Daten und Aktenzeichen direkt aus dem Dokumentinhalt.
HR-System Integration
Erstellung maßgeschneiderter Import-Dateien für alle gängigen HR-Systeme. Nahtlose Integration in Ihre bestehende Infrastruktur.
Datensicherheit
DSGVO-konforme Verarbeitung mit verschlüsselter Übertragung und Speicherung. Ihre sensiblen Personaldaten sind bei uns sicher.
Schnelle Lieferung
Von der Abholung bis zur fertigen digitalen Akte – wir garantieren kurze Durchlaufzeiten ohne Kompromisse bei der Qualität.
Digitale Personalakte (d.velop)
Verwalten Sie Ihre Personalakten zentral und sicher mit d.velop documents – der führenden ECM-Lösung. Als zertifizierter Partner bieten wir Ihnen alles aus einer Hand.
So schützen wir Ihre sensiblen Daten
Personalakten enthalten hochsensible Informationen. Deshalb setzen wir auf höchste Sicherheitsstandards – von der Abholung bis zur finalen Datenübergabe.
Ende-zu-Ende Verschlüsselung
Ihre Dokumente werden während des gesamten Transports und der Verarbeitung mit AES-256 verschlüsselt.
Deutsche Rechenzentren
Alle Daten werden ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland verarbeitet.
Zugangskontrolle
Strenge Zugangskontrollen und Mitarbeiter mit polizeilichem Führungszeugnis gewährleisten maximale Sicherheit.
Audit-Trail
Lückenlose Protokollierung aller Verarbeitungsschritte für vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Sichere Datenvernichtung
Nach Projektabschluss werden alle Originaldaten zertifiziert und unwiderruflich vernichtet.
DSGVO-Compliance
Vollständige Einhaltung der DSGVO mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und technisch-organisatorischen Maßnahmen.
Unsere Zertifizierungen & Standards
Unsere Garantien für Ihre Sicherheit
Sparen Sie bis zu 72%
ohne Barcodes.
Berechnen Sie Ihr Einsparpotenzial: KI-Klassifizierung vs. manuelle Barcode-Etikettierung.
Express-Service
Priorisierte Bearbeitung – Lieferzeit halbiert auf ca. 1 Woche(n)
Mit Barcode-Blättern
Traditionelle Methode
Mit KI-Klassifizierung
Unsere Lösung
Warum In-House-Digitalisierung keinen Sinn macht
Die Anschaffung eines professionellen Dokumentenscanners (ab 5.000€), Schulung der Mitarbeiter, laufende Wartung und der enorme Zeitaufwand machen eine interne Digitalisierung unwirtschaftlich. Allein die Personalkosten für das manuelle Scannen und Klassifizieren übersteigen die Kosten unseres Services um ein Vielfaches – ganz ohne Qualitätsgarantie und DSGVO-konforme Prozesse.
Preismodell: 0,06€/Seite + 0,30€/Dokument + 8h HR-Integration (159€/h)
Personalakten digitalisieren –
Ihr Weg zur digitalen Personalakte.
Unser bewährter 6-Schritte-Prozess garantiert eine reibungslose Erstellung Ihrer digitalen Personalakten. Personalakten digital in nur wenigen Wochen.
Abholung
Wir holen Ihre Personalakten sicher und DSGVO-konform bei Ihnen ab. Auf Wunsch mit versiegelten Transportbehältern.
Digitalisierung
Hochauflösendes Scannen aller Dokumente mit automatischer Bildoptimierung und Qualitätsprüfung.
KI-Klassifizierung
Unsere KI analysiert jedes Dokument und ordnet es automatisch der richtigen Kategorie zu.
Metadaten
Automatische Extraktion relevanter Daten wie Namen, Daten und Aktenzeichen mittels OCR.
Qualitätsprüfung
Manuelle Stichproben und automatische Validierung garantieren höchste Datenqualität.
Lieferung
Übergabe der digitalen Akten als Import-Datei für Ihr HR-System. Optional: sichere Vernichtung der Originale.
Abholung
Wir holen Ihre Personalakten sicher und DSGVO-konform bei Ihnen ab. Auf Wunsch mit versiegelten Transportbehältern.
Digitalisierung
Hochauflösendes Scannen aller Dokumente mit automatischer Bildoptimierung und Qualitätsprüfung.
KI-Klassifizierung
Unsere KI analysiert jedes Dokument und ordnet es automatisch der richtigen Kategorie zu.
Metadaten
Automatische Extraktion relevanter Daten wie Namen, Daten und Aktenzeichen mittels OCR.
Qualitätsprüfung
Manuelle Stichproben und automatische Validierung garantieren höchste Datenqualität.
Lieferung
Übergabe der digitalen Akten als Import-Datei für Ihr HR-System. Optional: sichere Vernichtung der Originale.
Das sagen unsere Kunden
Über 500 Unternehmen vertrauen bereits auf unsere Lösung zur Digitalisierung ihrer Personalakten
"Die Digitalisierung unserer 2.000 Personalakten hat unsere HR-Prozesse grundlegend verbessert. Die professionelle Abwicklung und schnelle Umsetzung haben uns überzeugt."
WWK Versicherung
2.000 Personalakten
"Mit 1.500 digitalisierten Personalakten haben wir jetzt einen vollständigen Überblick. Die automatische Klassifizierung spart uns täglich wertvolle Zeit."
WTS
1.500 Personalakten
"Professionelle Beratung und reibungslose Umsetzung. Die Integration in unser bestehendes HR-System verlief problemlos."
FERI GmbH
Personalakten digitalisiert
"Endlich DSGVO-konform und effizient. Die Qualität der Digitalisierung und die schnelle Verfügbarkeit der Dokumente haben uns beeindruckt."
Arkema GmbH
Personalakten digitalisiert
Häufig gestellte Fragen zum Personalakten digitalisieren
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um digitale Personalakten und wie Sie Personalakten digital verwalten können
Kontaktieren Sie uns
Haben Sie Fragen zu unseren Dienstleistungen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Marcel Gebauer
Geschäftsführer
"Ihre Personalakten sind bei uns in sicheren Händen. Ich stehe persönlich für höchste Qualität und Datenschutz."
Bereit für die
digitale Transformation?
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Personalakten in die digitale Zukunft führen. Kostenlose Erstberatung und individuelle Angebotserstellung.