Wenn es um die Aufbewahrung von Personalakten geht, herrscht immer noch viel Unklarheit. Die Dauer der Aufbewahrung von Personalakten hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter gesetzliche Anforderungen und die Art der Dokumente in den Akten.
Hier ist ein umfassender Leitfaden zum Thema „Wie lange Personalakten aufbewahrt werden dürfen„:
Rechtlicher Rahmen:
- Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) & EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Diese regeln den Umgang mit personenbezogenen Daten und fordern, dass Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden.
- Aufbewahrungsfristen nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO): Obwohl diese Gesetze primär für geschäftliche Unterlagen gelten, beeinflussen sie auch die Aufbewahrung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
Aufbewahrungsfristen:
Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für sämtliche Unterlagen einer Personalakte gibt es nicht. Wie lange eine Personalakte oder sonstige Personaldaten aufbewahrt werden müssen, hängt davon ab, welcher Art die darin enthaltenen Dokumente sind. Für arbeitsrechtliche Ansprüche sollten in der Personalakte enthaltene arbeitsrechtliche Unterlagen so lange aufbewahrt werden, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter Ansprüche (beispielsweise zum Arbeitszeugnis oder vonSchadenersatzansprüchen) geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Diese beginnt mit Ablauf des 31. Dezember des Jahres, in welchem der Arbeitsvertrag endet. Darüber hinaus sind je nach Verarbeitung für bestimmte der verarbeiteten personenbezogenen Daten steuerrechtliche, handelsrechtliche, arbeitsrechtliche oder sonstige gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu berücksichtigen.
- Nachweise zur Lohnsteuer (Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen)
→ Nach § 257 IV, I Nr. 2, 3 HGB, § 147 I Nr. 2, 3, 5 AO und nach § 41 Abs. 1 S. 9 EstG: 6 Jahre - Steuerrelevante Unterlagen, die für den Jahresabschluss relevant sind, wie Lohnjournale und Buchungsbelege
→ Nach § 257 IV, I Nr. 1, 4 HGB, § 147 I Nr. 1, 4, 4a AO: 10 Jahren - Nachweise zur Sozialversicherung
→ Nach § 28f Abs.1 und 2 SGB IV: 5 Jahre - Arbeitszeitdaten von Überstunden, die nicht relevant für das Lohnkonto iSv. § 41 Absatz 1 EstG sind,
→ § 16 Abs. 2 ArbZG: 2 Jahre - Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge
→ Nach § 257 IV, I Nr. 2, 3 HGB, § 147 I Nr. 2, 3, 5 AO und nach § 41 Abs. 1 S. 9 EstG
(wenn der Versorgungsfall für den Arbeitnehmer während des aktiven Arbeitsverhältnisses eintritt oder bis spätestens sechs Jahre nach der letzten Lohnzahlung) : 6 Jahre
→ Nach § 18a BetrAVG (Wenn der Arbeitnehmer die betriebliche Altersvorsorge erst nach Ablauf von sechs Jahren nach der letzten Lohnzahlung in Anspruch): 30 Jahren
Wann kann eine fortgesetzte Aufbewahrung der Personalakten auch rechtmäßig sein?
Eine fortgesetzte Aufbewahrung kann rechtmäßig sein, wenn:
- ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers besteht, aus folgenden Gründen:
- zur Vereinfachung von Arbeitsabläufen, die ansonsten zu unzumutbaren Belastungen führen würden
- zur Geltendmachung / Ausübung / Verteidigung von Rechtsansprüchen (insbesondere allgemeine Verjährungsfristen)
→ Regelmäßig 3 Jahre mit Schluss des Jahres der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
- Eine Einwilligung des Arbeitnehmers vorliegt
- eine Aufbewahrung erfolgt solange, wie diese von der Einwilligung und datenschutzrechtlichen Gründen abgedeckt ist. An die Freiwilligkeit einer Einwilligung sind insbesondere im Beschäftigungskontext hohe Anforderungen zu stellen.
→ Dauer individuell (Verhältnismäßigkeit berücksichtigen)
Dokumente bei denen die Schriftform ein Muss ist!
Folgende Personaldokumente unterliegen u. A. einer Schriftformerfordernis und sollten auch im Original aufbewahrt werden.
- Arbeitsverträge (§ 2 NachwG)
- Befristete Arbeitsverträge (§ 14 IV TzBfG)
- Arbeitsverträge mit nachvertraglichen Wettbewerbsverboten (§ 74 I HGB)
- Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben (§ 623 BGB)
- Dokumente zur Arbeitnehmerüberlassung zwischen Verleiher und Entleiher (§ 12 I 1 AÜG)
Datenschutz und Vernichtung:
Datenschutz einhalten beim aufbewahren von Personalakten!
- Personalakten aufbewahren, aber wie? Es muss in erste Linie sichergestellt werden, dass nur die berechtigten Personen Zugriff auf die Daten haben. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Daten physisch oder digital aufbewahrt werden. Welche Vor,- und Nachteile die Aufbewahrung in den unterschiedlichen Formen hat, lesen Sie hier:
Physische Aufbewahrung:
- Sicherheit: Sichere Schränke oder Räume, die vor Wasser, Feuer und unbefugtem Zugriff geschützt sind, sind notwendig.
- Zugänglichkeit: Während physische Akten leicht ohne technische Hilfsmittel eingesehen werden können, kann das Auffinden bestimmter Dokumente zeitaufwendig sein.
- Raumbedarf: Physische Akten benötigen erheblichen Platz, was in größeren Organisationen zu einem Problem werden kann.
- Vernichtung: Die sichere und datenschutzkonforme Vernichtung physischer Dokumente erfordert in der Regel einen Aktenvernichter oder einen professionellen Dienst.
Digitale Aufbewahrung:
- Sicherheit: Digitale Akten müssen durch Passwörter, Verschlüsselung und ggf. weitere Maßnahmen wie Firewalls und Anti-Virus-Software geschützt werden.
- Zugänglichkeit: Digitale Akten können schnell durchsucht und von überall her eingesehen werden, sofern der Zugriff gesichert ist. Allerdings sind sie von der Technologie abhängig, was bei Systemausfällen zu Problemen führen kann.
- Raumbedarf: Digitale Speicherung spart physischen Platz und ist in der Regel skalierbarer als physische Aufbewahrungslösungen.
- Vernichtung: Die sichere Löschung digitaler Daten muss so erfolgen, dass sie nicht wiederhergestellt werden können. Spezialisierte Software oder Dienstleistungen können dafür erforderlich sein.
Datenschutzkonforme Vernichtung! Was Sie darüber wissen sollten!
Für die datenschutzkonforme Aktenvernichtung greift seit Oktober 2012 die DIN 66399. Sie gibt sieben verschiedene Sicherheitsstufen vor.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sollten die Dokumente datenschutzkonform vernichtet werden. Das bedeutet in der Regel eine Vernichtung, die eine Rekonstruktion der Daten unmöglich macht.
Die Einhaltung bestimmter Sicherheitsstufen bei der Aktenvernichtung, gemäß den Datenschutzvorschriften, wird durch die Einteilung in eine von drei Schutzklassen bestimmt:
Schutzklasse 1: Daten in dieser Kategorie benötigen normalen Schutz. Sollten solche Informationen unrechtmäßig veröffentlicht werden, wären die negativen Folgen eher gering (beispielsweise alltäglicher Schriftverkehr, Notizen, personalisierte Werbeinhalte).
Schutzklasse 2: Hier liegt ein gesteigerter Bedarf an Schutz vor. Es handelt sich um vertrauliche Daten, die nur einem beschränkten Personenkreis zugänglich sind und die unter besonderen Datenschutz stehen (zum Beispiel Angaben zu Personal und Bewerbern).
Schutzklasse 3: Diese Kategorie erfordert den höchsten Schutz, da eine nicht autorisierte Veröffentlichung solcher Informationen existenzbedrohend für das Unternehmen sein könnte (zum Beispiel vertrauliche Regierungsdokumente, Patientendaten, Informationen zu Mandanten). Zusätzlich könnte ein Verstoß gegen spezielle berufliche Geheimhaltungspflichten strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Sollten Sie Ihr Digitalisierungsprojekt, also abgeschlossen haben, reicht der einfache Aktenvernichter im Büro nicht aus. Diese Geräte sind eher nicht auf die Menge und die entsprechende Schutzklasse ausgelegt. Hier sollten Sie auf entsprechende Dienstleister zurückgreifen oder das Digitalisierungsprojekt durch einen Scandienstleister durchführen lassen.
Best Practices:
- Regelmäßige Überprüfung: Die Aufbewahrungsfristen sollten regelmäßig überprüft und angepasst werden.
- Digitalisierung: Die Digitalisierung von Dokumenten kann die Aufbewahrung und Vernichtung erleichtern und gleichzeitig den Platzbedarf reduzieren.
Fazit:
Die Aufbewahrung von Personalakten ist ein komplexes Thema, das eine sorgfältige Beachtung gesetzlicher Vorgaben erfordert. Eine klare Richtlinie und regelmäßige Überprüfungen helfen dabei, sowohl den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden als auch den Datenschutz zu gewährleisten. In jedem Fall ist es ratsam, sich bei Unsicherheiten rechtlich beraten zu lassen, um auf der sicheren Seite zu sein.
