Definition und Bedeutung:
Eine digitale Personalakte ist eine elektronische Version der traditionellen physischen Personalakte. Sie enthält alle relevanten Informationen und Dokumente eines Mitarbeiters, von der Einstellung bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen. Der Übergang zu digitalen Akten ist ein Zeichen für modernes, effizientes Personalmanagement. Inzwischen haben viele HR Software Lösungen den Bedarf erkannt und integrieren ein revisionssicheres Dokumentenarchiv innerhalb Ihrer Softwarelösung.
Welche Vorteile bittet der Umstieg auf eine digitale Personalakte?
- Verbesserte Zugänglichkeit und Organisation: Digitale Akten können von berechtigten Personen jederzeit und von überall abgerufen werden, was eine schnelle und effiziente Informationsverwaltung ermöglicht.
- Sicherheit und Datenschutz: Moderne Verschlüsselungsmethoden und Sicherheitsprotokolle schützen sensible Mitarbeiterdaten besser als herkömmliche Schränke. Durch ein entsprechendes Berechtigungskonzept können die Mitarbeiter nur auf die eigenen Dokumente zugreifen.
- Kosteneffizienz: Durch die Reduzierung von Papierkram und physischem Speicherplatz können Unternehmen Kosten einsparen.
- Compliance und Audit-Freundlichkeit: Digitale Aufbewahrung erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und macht Audits einfacher und weniger zeitaufwendig.
Gibt es auch Nachteile der digitalen Personalakte?
Wir würden nicht grundsätzlich von Nachteilen sprechen, sondern von einer Reihe von Punkten, die Unternehmen bei der Umstellung auf digitale Personalakten beachten sollten:
- Anfangsinvestition: Die Umstellung auf ein digitales System erfordert anfängliche Investitionen in Software, Hardware und möglicherweise auch in die Schulung der Mitarbeiter. Für einige Unternehmen kann dies eine erhebliche finanzielle Belastung darstellen.
- Technische Herausforderungen: Die Implementierung eines neuen Systems kann technische Probleme mit sich bringen, einschließlich Kompatibilitätsproblemen mit bestehender Software oder Schwierigkeiten bei der Integration in bestehende Arbeitsabläufe.
- Sicherheitsrisiken: Obwohl digitale Personalakten in der Regel sicherer sind als physische, besteht immer noch das Risiko von Cyberangriffen, Datenlecks und anderen Sicherheitsverletzungen. Unternehmen müssen in robuste Sicherheitsmaßnahmen investieren und diese regelmäßig aktualisieren.
- Komplexität bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen: Mit der Digitalisierung der Personalakten müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie den Datenschutzgesetzen entsprechen. Dies kann besonders komplex sein, wenn sich die Gesetze ändern oder wenn das Unternehmen international tätig ist.
- Widerstand gegen Veränderungen: Einige Mitarbeiter oder Führungskräfte könnten zögern, neue Systeme anzunehmen, besonders wenn sie an traditionelle Methoden gewöhnt sind. Dies kann die Implementierung verzögern oder die Effektivität des neuen Systems mindern.
Was beinhaltet die digitale Personalakte?
Die Basis einer digitalen Personalakte ist der sogenannte Aktenplan. Der Aktenplan ist eine Auflistung an Dokumentenarten wie z.B
- Abmahnungen und Bewertungen: Wichtige Dokumente, die die Arbeitsleistung und Verhaltensweisen dokumentieren.
- Bildungsnachweise: Schul- oder Universitätszeugnisse, die die Qualifikationen des Mitarbeiters belegen.
- Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Anschreiben und Foto, die einen ersten Eindruck vom Mitarbeiter geben.
- Gehaltsentwicklung: Dokumentation der finanziellen Entwicklung und Anerkennung im Unternehmen.
- Gesundheitsausweis: Besonders relevant für Mitarbeiter im Lebensmittelbereich.
- Mitarbeiterbeurteilungen: Bewertungen, die zur Weiterentwicklung und Motivation beitragen.
- Steuerliche und soziale Dokumente: Lohnsteuerkarte, Sozialversicherungsnachweise und Personalstammdaten.
- Weiterbildungsnachweise: Zertifikate und Teilnahmebestätigungen, die das Engagement für berufliche Entwicklung zeigen.
- Vertragsunterlagen und Beförderungen: Dokumente, die die berufliche Laufbahn und Vereinbarungen mit dem Unternehmen festhalten.
- Korrespondenz und Führungszeugnisse: Schriftverkehr und polizeiliche Führungszeugnisse, die für bestimmte Positionen erforderlich sind.
Jedes Unternehmen steht am Anfang vor der Herausforderung, wieviel Dokumentenarten und Kategorien möchte ich in meinem Aktenplan abbilden. Unser Tipp! Manchmal ist weniger mehr! In unseren Projekten sehen wir Aktenpläne mit 20 Dokumentenarten, aber auch Aktenpläne mit 180 Kategorien. Stellen Sie sich immer die Fragen: Wie arbeite ich später im Alltag? 180 Kategorien sind hier mit Sicherheit zu viel. Gerne stellen wir Ihnen ein paar Beispielaktenpläne zur Verfügung.
„Eine gut organisierte digitale Personalakte ist die Grundlage für papierfreies Arbeiten!“
Wie gelingt die Umstellung auf die digitale Personalakte
Nachfolgend geben wir Ihnen ein paar Tipps, die Sie beachten sollten.
Tipp 1: Prüfen Sie Ihre aktuelle HR-Software und die Möglichkeiten zur digitalen Ablage Ihrer Dokumente!
Bei der Auswahl eines geeigneten Tools sollten Sie insbesondere auf folgende Punkte achten:
- Benutzerfreundlichkeit
- Kompatibilität mit vorhandenen Systemen
- Können Sie Ihren Aktenplan vollständig implementieren?
- Können Sie Berechtigungskonzepte anlegen?
- Ist es möglich, Löschfristen anzulegen?
Um den Umstieg zu vereinfachen, bieten hochwertige Tools zusätzlich Unterstützung beim Importieren und automatischen Sortieren der Mitarbeiterdokumente. Es ist wichtig, dass diese Kategorien flexibel gestaltbar sind, um eine nahtlose Überführung von der bisherigen papiergestützten zu einer digitalen Ablage zu ermöglichen und so das Risiko von Unordnung zu minimieren.
Tipp 2: Ein Digitalisierungsprojekt ist kein Selbstläufer – Sicher zur digitalen Personalakte!
Die Annahme, dass Personalakten alleinige Angelegenheit der HR-Abteilung sind, ist ein Missverständnis. Tatsächlich stellt die Digitalisierung hauptsächlich einen Prozess der Veränderung dar, an dem in der Regel auch andere Interessengruppen beteiligt sind. Es ist vorteilhaft, diese Gruppen frühzeitig einzubeziehen, um Widerstände zu überwinden und breite Zustimmung zu erzielen. Daher ist es entscheidend, einen Projektverantwortlichen zu ernennen, der die Rolle des Change Managers übernimmt. Bei der Implementierung digitaler Personalakten sind neben der Personalabteilung auch folgende Beteiligte von Bedeutung:
- IT-Abteilung
- Betriebsrat
- Nutzer (wie Führungskräfte, Administratoren und Mitarbeiter)
Tipp 3: Der beste Weg von der Papierakte zur digitalen Personalakte
Die interne Digitalisierung von Personalakten ist nicht immer die beste Lösung für Unternehmen, besonders wenn es um umfangreiche Aktenbestände geht. Der Scanvorgang kann zeitaufwendig sein und erfordert spezielles technisches Wissen.
Besonders in größeren Unternehmen können sich über Jahre hinweg immense Mengen an Papierakten ansammeln. HR-Mitarbeiter verbringen dann viel Zeit damit, manuell nach spezifischen Informationen zu suchen, um sie für die Digitalisierung vorzubereiten, selbst wenn die Akten gut organisiert sind. Es ist daher ratsam, die Digitalisierung einem Fachmann zu überlassen, der den Prozess deutlich schneller durchführen kann. Professionelle Scandienste gewährleisten nicht nur die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften, sondern sorgen auch für klar strukturierte und durchsuchbare Dateien.
Wählen Sie außerdem einen Scandienstleister, der mit modernen Tools, wie Machine Learning die Dokumente gleich nach Ihrem Aktenplan klassifizieren und für den Import vorbereiten kann.
Wenn die Akten einmal digital vorliegen, stehen Unternehmen oft vor leeren Aktenschränken. Doch die Entsorgung der alten Papierakten, die sensible Daten enthalten, muss sorgfältig angegangen werden. Bevor Unterlagen vernichtet werden, sollte genau geprüft werden, welche Dokumente gesetzlich in Schriftform aufbewahrt werden müssen (gemäß § 126 BGB) und welche bedenkenlos geschreddert werden können, um Beweismittel sicherzustellen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Bestimmte Dokumente sind nur mit Originalunterschrift als Beweismittel zugelassen. Diese Dokumente nur in der digitalen Personalakte aufzubewahren könnte im Streitfall ein Problem werden. Die digitalen Versionen werden lediglich als Kopien betrachtet und sind im juristischen Kontext nicht als “Urkundenbeweis” eingesetzt werden.
Daher sollten für die nachfolgenden Dokumente die Originale aufbewahrt werden:
- Arbeitsrechtliche Kündigung (§ 623 BGB)
- Nachvertragliches Wettbewerbsverbot (§ 74 Abs. 1 HGB)
- Befristung von Arbeitsverträgen (§ 14 Abs. 4 TzBfG)
- Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (§ 12 Abs. 1 Satz 1 AÜG)
Tipp 4: Die Migration der Daten in die digitale Personalakte
Die meisten HR-Softwareanbieter, wie Personio, perview System oder Veda Horizon, bieten die Möglichkeit, digitale Daten über eine Schnittstelle direkt in das System zu übertragen. Für eine nahtlose Integration ist es jedoch entscheidend, dass Ihr Scandienstleister nicht nur die entsprechende Kompetenz besitzt, um die digitalen Daten fachgerecht aufzubereiten, sondern auch sicherstellt, dass diese Daten kompatibel und optimal formatiert sind, um eine effiziente und fehlerfreie Übertragung zu gewährleisten. Zudem ist es wichtig, dass der Dienstleister die Datenschutzstandards einhält und eine reibungslose Kommunikation mit dem HR-Softwareanbieter pflegt, um etwaige technische Herausforderungen oder spezifische Anforderungen effektiv zu bewältigen.
